English
A privacy policy is not a location. For payroll and customer files, you should be able to say which country the machine is in.
What you are storing
A Windows VPS used for accounting, clinic software, or payroll holds personal data: names, tax numbers, sometimes health notes. The GDPR cares where that processing happens and who can open the desktop. “In the cloud” is not an answer a client can repeat. LUSONA runs the Windows hosts in the European Union so the ordinary answer is an EU country, not a region chosen because it was cheapest on a slider.
Who can log in
Location is only half. The other half is access. A shared Administrator password in a WhatsApp group is a transfer of personal data to everyone in that group. Give each person a named user, remove people who leave in the same week, and do not leave the first password we emailed you. If a bookkeeper outside the company connects, that is a processor: you should know their name, and they should not use your admin account.
What a backup implies
An encrypted snapshot is still personal data. It lives in the same European platform, separate from the running disk. Copying the database to a laptop “for safety” creates a third location you now have to protect and, when asked, to mention. Fewer copies in fewer places is easier to explain than a perfect policy nobody follows.
Português
Uma política de privacidade não é uma localização. Para salários e ficheiros de clientes, deve conseguir dizer em que país está a máquina.
O que está a guardar
Um VPS Windows usado para contabilidade, software de clínica ou salários guarda dados pessoais: nomes, números de contribuinte, por vezes notas de saúde. O RGPD importa-se com o sítio onde esse tratamento acontece e com quem pode abrir o ambiente. “Na nuvem” não é uma resposta que um cliente consiga repetir. A LUSONA corre os anfitriões Windows na União Europeia para a resposta normal ser um país da UE, não uma região escolhida por ser a mais barata num cursor.
Quem pode iniciar sessão
A localização é só metade. A outra metade é o acesso. Uma palavra-passe de Administrator partilhada num grupo de WhatsApp é uma transferência de dados pessoais para toda a gente nesse grupo. Dê a cada pessoa um utilizador com nome, retire quem sai na mesma semana, e não deixe a primeira palavra-passe que lhe enviámos por e-mail. Se um contabilista de fora se liga, isso é um subcontratante: deve saber o nome, e ele não deve usar a sua conta de administrador.
O que uma cópia implica
Um instantâneo cifrado continua a ser dados pessoais. Vive na mesma plataforma europeia, separado do disco em uso. Copiar a base de dados para um portátil “por segurança” cria um terceiro sítio que agora tem de proteger e, se lhe perguntarem, de mencionar. Menos cópias em menos sítios é mais fácil de explicar do que uma política perfeita que ninguém cumpre.