English
Daily work does not need the keys to the building. One shared admin password is how a leaver still owns the server.
Two kinds of account
Administrator can install software, change firewall rules, and read other people’s files. A standard user can run the accounting program and save documents. Almost everyone should be a standard user. The admin account is for the person who maintains the machine, used when something must be installed, then left.
Passwords and leavers
Change the password we sent you on the first day. Do not reuse the office Wi-Fi password. When someone leaves, disable their user the same day; do not wait for the laptop to be returned. If they knew the Administrator password, change that too, even if you liked them. Write the new admin password in a password manager, not in a text file on the desktop called passwords.txt.
What we can still do
If every password is lost, we can still reach the console and reset access. That is slower than a password manager, and it is not something to schedule for a Monday 09:00. Two people in the company should know where the admin secret is kept. One person on holiday should not be a lockout.
Português
O trabalho diário não precisa das chaves do prédio. Uma palavra-passe de administrador partilhada é como quem saiu continua dono do servidor.
Dois tipos de conta
Administrator pode instalar software, mudar regras da firewall e ler ficheiros de outras pessoas. Um utilizador normal pode correr o programa de contabilidade e gravar documentos. Quase toda a gente deve ser utilizador normal. A conta de administrador é para quem trata da máquina, usada quando algo tem de ser instalado, e depois deixada.
Palavras-passe e quem sai
Mude a palavra-passe que lhe enviámos no primeiro dia. Não reutilize a palavra-passe do Wi-Fi do escritório. Quando alguém sai, desative o utilizador no próprio dia; não espere que o portátil volte. Se souberem a palavra-passe de Administrator, mude essa também, mesmo que gostasse da pessoa. Guarde a nova palavra-passe de administrador num gestor de palavras-passe, não num ficheiro de texto no ambiente chamado palavras-passe.txt.
O que nós ainda podemos fazer
Se todas as palavras-passe se perderem, ainda chegamos à consola e repomos o acesso. Isso é mais lento do que um gestor de palavras-passe, e não é algo para marcar para uma segunda às 09:00. Duas pessoas na empresa devem saber onde está o segredo de administrador. Uma pessoa de férias não deve ser um bloqueio.